PERCHE’ IL “PLAN-DO-CHECK-ACT” o “CICLO DI DEMING” PUO’ ESSERE LA SVOLTA, NON SOLO NELLA TUA VITA PROFESSIONALE.

La domanda sorge spontanea: cos’è il “CICLO DI DEMING” o “PLAN-DO-CHECK-ACT” ? Talvolta abbreviato anche con l’acronimo “P.D.C.A.”, nell’ambito dell’economia aziendale, esso è un sistema di gestione strutturato in quattro fasi, finalizzato al miglioramento continuo della qualità produttiva, in un’ottica di lungo termine.

Tale sistema fu ideato negli anni ’50 in Giappone, dal noto manager e docente americano William Edwards Deming e ad oggi rappresenta l’unico vero strumento che può far davvero la differenza all’interno di un processo produttivo. Vediamolo più nel dettaglio.

Le quattro fasi “PLAN-DO-CHECK-ACT”

Fase Plan

La fase Plan  consiste nella “pianificazione”, ossia mettere “nero su bianco” gli obiettivi da raggiungere e tutto ciò che vi ruota attorno. Si parte dal valutare i pro e i contro di ciò che si vuole intraprendere, ovvero stabilire se ciò ci porterà o meno il vantaggio/beneficio da noi voluto. Superato questo aspetto, occorre poi programmare l’attività quanto più dettagliatamente possibile, scomponendo l’obiettivo finale in tanti “micro-obiettivi” a cui vengono di volta in volta assegnate scadenze ben precise. Ultimo aspetto, ma non per questo meno importante, è prevedere eventuali problemi che possono sorgere durante la realizzazione del nostro progetto, in modo tale da ideare preventivamente delle azioni correttive.

Fase Do

Il verbo “TO DO” viene invece tradotto con “fare”, quindi la seconda fase del ciclo di Deming è quella in cui vengono realizzati i “micro-obiettivi” entro i termini stabiliti nella fase precedente, avendo cura però di documentare questa fase in ogni suo aspetto, raccogliendo quanti più dati analitici possibile: senza questi dati, non sarebbe possibile mettere in atto la fase successiva.

Fase Check

Traducibile con “controllo”. In questa fase c’è l’esigenza di “controllare”, ovvero riscontrare se i “micro-obiettivi” sono stati raggiunti nei termini prefissati, e/o se sono sorti eventuali problemi. Ecco perché nella fase precedente è essenziale raccogliere quanti più dati analitici possibile, essi infatti sono necessari nella fase “check”, la quale è la sola a poter stabilire analiticamente se tutti i nostri sforzi stanno seguendo la rotta prevista.

Fase Act

Traducibile con “azione”, è l’ultima fase. Un controllo infatti può dare due esiti: positivo o negativo. Se l’esito del nostro “check” è positivo, ecco che il nostro “act” sarà finalizzato a mantenere quanto realizzato potandolo alla standardizzazione, se invece l’esito è negativo, il nostro “act” sarà finalizzato a decidere quali azioni correttive (ipotizzate nella fase “plan”) porre in essere, oltre a quando e come attuarle.

Come potrai ben immagine il PDCA non è solo applicabile nel business ma anche nella vita per raggiungere qualsiasi obiettivo.

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“PLAN-DO-CHECK-ACT” nell’ambito di un’attività economico-commerciale.

Facciamo ora un esempio pratico di come il “PLAN-DO-CHECK-ACT” o “CICLO DI DEMING” può davvero far la differenza nell’ambito di un’attività produttiva e può essere corredato alla realizzazione di un business plan.

ESEMPIO PDCA: fase PLAN

Prendiamo come riferimento quella che può essere l’attività di un agente di commercio.

Seguendo il sistema sopra descritto, il nostro agente deve prima di tutto affrontare la fase “plan”, in cui deve necessariamente:

  • studiare nei minimi dettagli il prodotto che ha deciso di vendere.
  • Capire quanto prodotto vendere al fine di recuperare le spese e ottenere un guadagno netto apprezzabile.
  • Stabilire a chi, dove e come vendere il prodotto, rispettando le scadenze periodiche.
  • Preventivare eventuali problemi che possono sorgere in corso d’opera. Riferito al nostro esempio, potremmo ipotizzare delle scarse vendite e/o delle spese eccessive che rendono il guadagno finale non apprezzabile.
  • Mettere nero su bianco alcune azioni correttive finalizzate a risolvere gli imprevisti elencati al punto precedente, come ad esempio cambiare zona di lavoro preferendo aree più densamente abitate/frequentate, in modo da ridurre gli spostamenti e/o aumentare il numero di potenziali clienti al pari dello spazio e del tempo, oppure, nel caso di scarse vendite a fronte però di poche spese e molte trattative di vendita, migliorare la propria tecnica di vendita e/o colmare eventuali lacune inerenti il prodotto venduto, al fine di controbattere più efficacemente le obiezioni dei potenziali acquirenti.

Esempio Ciclo di Daming: fase DO

Terminata questa fase, il nostro agente di commercio deve affrontare la fase “do”, ossia mettere in atto quanto elaborato nella fase “plan”, ovvero recarsi presso la possibile clientela al fine di vendere il prodotto che ha studiato, seguendo le modalità che si era prefissato.

Sempre in questa fase “do”, il nostro agente di commercio, ogni qualvolta compie un’azione, deve avere cura di documentarla nel migliore dei modi, quindi, per esempio, deve annotare la posizione della possibile clientela, quanto tempo gli serve per raggiungerla, quali sono le sue obiezioni, ed infine l’esito di ogni singola trattativa di vendita.

Fase CHECK del Ciclo di Daming

Terminata la fase “do”, il nostro venditore entra nella fase “check”, in cui controlla analiticamente quanto documentato nella fase precedente. Come già accennato in precedenza, il nostro venditore può ottenere da questa analisi 2 possibili riscontri: riscontro positivo oppure riscontro negativo.

Facciamo un esempio pratico di “riscontro positivo” in relazione all’attività del nostro venditore:

  • Buon numero di trattative di vendita, buona percentuale di chiusura positiva dei contratti, spese ampiamente recuperate e quindi un guadagno finale apprezzabile.

Facciamo invece un esempio di “riscontro negativo”:

  • Buon numero di trattative di vendita ma scarsa percentuale di chiusura positiva dei contratti.

Fase ACT PDCA

Arrivato a questo punto, il nostro agente, in base al tipo di riscontro ottenuto nella fase “check”, deve attuare la fase finale “act”. Nel caso di riscontro positivo può essere la seguente:

  • gli obiettivi prefissati nella fase “plan” sono stati raggiunti con successo. Il nostro venditore può “standardizzare” quanto fatto finora, o iniziare un nuovo ciclo di Deming in parallelo.

Nel caso di riscontro negativo invece, la fase finale “act” può essere la seguente:

  • Scarse vendite a fronte di molte trattative possono significare scarsa abilità di vendita e/o scarsa conoscenza del prodotto. Questo a sua volta significa obiezioni insormontabili da parte del possibile acquirente. Quindi, in questa fase, il nostro venditore deve attuare quelle azioni correttive ipotizzate ancore nella fase “plan”, ossia migliorare le proprie tecnica di vendita e al contempo migliorare la conoscenza del prodotto, in modo da condurre trattative di vendita brillanti.

Fatto ciò, per il nostro venditore inizia inevitabilmente una nuova fase “do”, in cui deve attuare concretamente le azioni correttive, una nuova fase “check” necessaria per capire analiticamente se le azioni correttive hanno portato beneficio, e di conseguenza una nuova ed ennesima fase “act”, in cui, se le azioni correttive hanno avuto successo, egli (o ella) può procedere alla standardizzazione del metodo, oppure riaprire una nuova fase “plan”, ovvero una fase “plan bis”, in cui si pianificano nuove azioni correttive mai ipotizzate in precedenza.

In parole povere, essendo il “PLAN-DO-CHECK-ACT” o “CICLO DI DEMING” finalizzato al miglioramento dell’attività produttiva, qualora non vengano raggiunti gli obiettivi prefissati nella primissima fase “plan”, il ciclo deve essere ripetuto ipoteticamente all’infinito, fino al raggiungimento degli obiettivi originari.

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Il “CICLO DI DEMING” nella vita di tutti i giorni.

In che modo però il ciclo di Deming può essere utile anche al raggiungimento di obiettivi che non hanno un carattere economico-commerciale?

La risposta è tanto semplice quanto complessa: le attività economico-commerciali sono quanto di più pragmatico e materiale possa esistere, ma non dimentichiamoci che esse sono svolte dall’essere umano, il quale, come ben sappiamo, non ha solo esigenze materiali.

Facciamo un esempio pratico del ciclo di Deming, magari prendendo sempre il nostro caro agente di commercio dell’esempio precedente, però nell’ambito della sua vita privata.

Supponiamo che lui (o lei) non abbia gravi problemi di salute, ma al contempo voglia migliorare la propria condizione fisica, sia per stare meglio, sia per evitare proprio quei problemi di salute che molto spesso possono essere causati da uno stile di vita malsano, e perché no, avere anche una forma fisica migliore.

Come può il nostro agente di commercio utilizzare il PDCA per migliorare la propria salute?

Prima di tutto  deve affrontare la fase “plan”, e come tutti ben sappiamo, uno stile di vita sano prevede:

  • evitare oppure ridurre drasticamente abitudini o situazioni malsane (alcool, fumo, inquinamento).
  • Seguire una dieta equilibrata avendo cura di assumere buone quantità di frutta, verdura e prodotti integrali, moderando il consumo di carne e dolci.
  • Fare attività fisica costante, possibilmente aerobica ed anaerobica.

Eventuali azioni correttive necessarie al fine di correggere eventuali problemi, potrebbero consistere nel variare la dieta e/o il programma di allenamento.

Dopo la fase “plan” c’è il “do”, quella fase in cui, sempre in relazione al nostro esempio, il venditore metterà in atto quanto pianificato. Annoterà di volta in volta tutti i dati utili a fargli comprendere se si sta avvicinando o meno al suo obiettivo di tornare in forma. Ad esempio: annotazione giornaliera del peso, annotazione giornaliera delle calorie assunte, annotazione della resistenza fisica in base alla disciplina sportiva che sta svolgendo.

Terminata anche questa fase, durante il “check” il nostro agente deve esaminare il riscontro. Positivo o negativo? Quanti kg ha perso? Ha più resistenza fisica? La sua forma fisica è migliorata? Si sente più “in forma”? Oppure continua a sentirsi appesantito, stanco, e a non piacersi quando si guarda allo specchio?

Beh, se l’esito della fase “check” è positivo, il nostro venditore nella fase “act” provvede a standardizzare anche questo ciclo di Deming, proprio come ha fatto per quello riguardante la sua attività economico-commerciale. Se l’esito di questo ultimo “check” è negativo, ecco che nella fase finale “act” deve mettere in atto le azioni correttive ipotizzate nella fase “plan”, ossia modificare la dieta e/o il programma di allenamento. Queste correzioni devono essere attuate, e quindi ne devono essere analizzati i dati analitici raccolti durante l’attuazione delle stesse, in modo da riprodurre il ciclo fino a quando il risultato non collimerà con gli obiettivi prefissati nella fase “plan”.

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Cosa possiamo imparare da questi due esempi di applicazione pratica del ciclo di Deming?

Sicuramente nella vita (lavorativa e non) il fattore fortuna/sfortuna può a volte giocare un ruolo importante. E’ anche vero che, nella maggior parte dei casi, per determinare un successo è necessario avere un metodo. Non tutti nasciamo o siamo fortunati, ma tutti possiamo migliorare la nostra condizione, e ciò è possibile solo se abbiamo un metodo per farlo. Questo è in definitiva il “PLAN-DO-CHECK-ACT” o “CICLO DI DEMING”, un metodo matematico finalizzato al miglioramento dell’attività produttiva. Questo metodo può essere applicato in ogni ambito della vita dell’essere umano. L’attività produttiva non è altro che una delle tante forme di espressione dell’umanità stessa.